Trong hai thập kỷ qua, chuyển đổi số đã tái định hình gần như mọi khía cạnh hoạt động của trường đại học. Từ khâu tuyển sinh đầu vào đến khoảnh khắc sinh viên nhận bằng tốt nghiệp, hàng loạt quy trình…

SIS thường tích hợp với các hệ thống khác: LMS (nhận điểm), hệ thống tài chính (theo dõi học phí), và cổng sinh viên (hiển thị thông tin cho sinh viên). Khi các hệ thống hoạt động đồng bộ, sinh viên có thể tra cứu điểm, xem tiến độ tốt nghiệp, kiểm tra tình trạng nợ môn và học phí trên một cổng duy nhất.

Ở nhiều trường Việt Nam, SIS còn phục vụ chức năng cảnh báo sớm: hệ thống tự động phát hiện sinh viên có nguy cơ trượt môn dựa trên điểm chuyên cần và điểm giữa kỳ, từ đó gửi thông báo cho cố vấn học tập (Quý et al., 2023).

6. Quy trình hành chính và tài chính số

Bên cạnh quy trình học thuật, trường đại học còn vận hành hàng loạt quy trình hành chính: quản lý nhân sự, kế toán, kho quỹ, mua sắm, và văn thư. Số hóa các quy trình này giúp tăng tính minh bạch, giảm thời gian xử lý, và hạn chế sự can thiệp thủ công (Benavides et al., 2020).

Hình 6: Các quy trình hành chính và tài chính số trong trường đại học

Quy trình văn thư số cho phép trình ký tài liệu qua mạng thay vì in ấn và chuyển bằng tay. Quy trình mua sắm số minh bạch hóa việc đấu thầu, lưu vết mọi bước từ đề xuất đến ký hợp đồng. Quy trình tài chính số tự động hóa việc thu học phí, chi lương, và xuất báo cáo ngân sách.

Một xu hướng mới là sử dụng chữ ký số và văn bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy (Bitchikashvili et al., 2023). Một số trường thậm chí triển khai hệ thống quản lý quy trình (Business Process Management — BPM) để thiết kế, theo dõi và tối ưu hóa quy trình liên phòng ban.

7. Quy trình nghiên cứu khoa học số

Nghiên cứu khoa học là một trong ba chức năng cốt lõi của trường đại học (cùng với giảng dạy và phục vụ cộng đồng). Số hóa quy trình nghiên cứu bao gồm quản lý đề tài, lưu trữ dữ liệu nghiên cứu, và theo dõi xuất bản (Bisri et al., 2023).

Hình 7: Quy trình nghiên cứu khoa học số

Nhiều trường đã xây dựng cổng thông tin nghiên cứu (research portal) nơi giảng viên đăng ký đề tài, nộp báo cáo tiến độ, và quản lý ngân sách nghiên cứu. Hệ thống tự động theo dõi tiến độ và nhắc nhở khi gần hạn nộp báo cáo.

Một số trường tiên tiến triển khai kho dữ liệu nghiên cứu (institutional repository) để lưu trữ và công khai ấn phẩm khoa học, luận văn, và dữ liệu nghiên cứu theo nguyên tắc truy cập mở. Điều này giúp tăng mức độ hiển thị của trường trên bản đồ nghiên cứu quốc tế (OECD, 2020).

8. Quy trình cấp bằng điện tử

Bằng tốt nghiệp là sản phẩm cuối cùng của quá trình học tập. Bằng điện tử (e-diploma) sử dụng công nghệ chữ ký số và thường tích hợp công nghệ blockchain để đảm bảo tính xác thực và chống giả mạo (Lukita et al., 2023).

Hình 8: Quy trình cấp bằng điện tử với xác thực blockchain

Quy trình bắt đầu khi hệ thống SIS tự động kiểm tra xem sinh viên đã đáp ứng đủ yêu cầu tốt nghiệp: tổng tín chỉ, điểm GPA, các môn bắt buộc. Nếu đủ điều kiện, phòng đào tạo duyệt danh sách tốt nghiệp. Hệ thống cấp bằng điện tử tạo văn bằng có chứa chữ ký số của hiệu trưởng và mã băm (hash) được lưu trên blockchain. Bằng điện tử được gửi cho sinh viên kèm mã QR để xác thực.

Nhà tuyển dụng hoặc tổ chức bên ngoài có thể quét mã QR hoặc nhập mã bằng trên cổng xác thực của trường để kiểm tra tính thật của bằng. Lukita et al. (2023) cho rằng blockchain tạo ra lợi thế lớn trong việc chống giả mạo bằng cấp — một vấn đề bức thiết tại nhiều quốc gia.

Tại Việt Nam, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã bắt đầu triển khai hệ thống bằng điện tử cho bậc đại học từ năm 2021, với lộ trình số hóa toàn bộ văn bằng. Một số trường đã cấp bằng điện tử song song với bằng giấy (Quý et al., 2023).

Thách thức chung

Mặc dù số hóa tạo ra lợi ích rõ ràng, các quy trình số trong trường đại học vẫn gặp phải nhiều rào cản. Gkrimpizi et al. (2023) phân loại các rào cản thành bốn nhóm chính:

Hình 9: Bốn nhóm rào cản chính trong chuyển đổi số đại học *(Gkrimpizi et al., 2023)*

Một lỗi phổ biến là "số hóa bề mặt" — đưa quy trình giấy lên màn hình mà không tái thiết kế quy trình. Ví dụ, thay vì ký giấy thì ký số, nhưng luồng phê duyệt vẫn đi qua năm cấp quản lý như cũ. Kết quả là quy trình số không nhanh hơn quy trình giấy đáng kể (Benavides et al., 2020).

Chuyển đổi số thực sự đòi hỏi tái thiết kế quy trình (business process reengineering), kết hợp với đào tạo nhân sự và xây dựng văn hóa dữ liệu. OECD (2020) nhấn mạnh rằng các trường thành công trong chuyển đổi số thường có ba yếu tố: lãnh đạo cam kết, chiến lược rõ ràng, và đầu tư liên tục vào nâng cao năng lực số cho cán bộ giảng viên.

Tổng kết

Bài viết đã mô tả chín quy trình số phổ biến trong trường đại học: tuyển sinh, đăng ký môn học, giảng dạy trực tuyến, thi đánh giá trực tuyến, quản lý sinh viên, hành chính tài chính, nghiên cứu khoa học, và cấp bằng điện tử. Mỗi quy trình đều có sơ đồ minh họa riêng, phản ánh luồng hoạt động từ đầu đến cuối.

Chuyển đổi số trong giáo dục đại học không chỉ là vấn đề công nghệ. Nó là quá trình tái thiết kế cách tổ chức vận hành, giảng dạy, nghiên cứu và quản lý. Các quy trình số khi được thiết kế tốt sẽ tạo ra lợi ích rõ ràng so với quy trình thủ công — nhanh hơn, minh bạch hơn, và tạo ra dữ liệu để ra quyết định tốt hơn.

Tuy nhiên, chuyển đổi số cũng đặt ra thách thức về an toàn dữ liệu, bảo mật thông tin sinh viên, và nguy cơ chia rẽ kỹ thuật số giữa các trường có điều kiện khác nhau. Để chuyển đổi số thực sự hiệu quả, cần sự đồng bộ từ ba phía: chiến lược institution, năng lực nhân sự, và hạ tầng công nghệ.

Tài liệu tham khảo

Benavides, L.; Tamayo Arias, J.; Arango Serna, M.; Branch Bedoya, J.; Burgos, D. (2020). Digital Transformation in Higher Education Institutions: A Systematic Literature Review. Sensors, 20(11), 3291.

Bisri, A.; Putri, A.; Rosmansyah, Y. (2023). A Systematic Literature Review on Digital Transformation in Higher Education: Revealing Key Success Factors. International Journal of Emerging Technologies in Learning (iJET), 18(14).

Bitchikashvili, T.; Petriashvili, L.; Kavtelishvili Jang, L. (2023). Digitalization of Management of a Higher Educational Institution, National and International Challenges and Ways of Solution. World Science.

García-Peñalvo, F. J. (2021). Avoiding the Dark Side of Digital Transformation in Teaching. An Institutional Reference Framework for eLearning in Higher Education. Sustainability, 13(4), 2023.

Gkrimpizi, T.; Peristeras, V.; Magnisalis, I. (2023). Classification of Barriers to Digital Transformation in Higher Education Institutions: Systematic Literature Review. Education Sciences, 13(7), 746.

Hindarto, D. (2023). Supporting University Management System Digital Transformation with Enterprise Architecture. Jurnal JTIK (Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi), 7(4).

Lukita, C.; Asfi, M.; Pranata, S.; Amroni; Huneman, T. (2023). Integrated Academic Service Digitalization at Universities Utilizing Blockchain Technology. 2023 Eighth International Conference on Informatics and Computing (ICIC), IEEE.

Alenezi, M. (2023). Digital Learning and Digital Institution in Higher Education. Education Sciences, 13(1), 88.

OECD (2020). Digital Strategies in Education across OECD Countries. OECD Education Working Papers. Paris: OECD Publishing.

Quý, V. K.; Thanh, B. T.; Chehri, A.; Linh, D. M.; Tuan, D. A. (2023). AI and Digital Transformation in Higher Education: Vision and Approach of a Specific University in Vietnam. Sustainability, 15(14), 11093.